Gebruik maken van PowerQuery

In deze blog behandelen wij één van de drie hulpprogramma’s die beschikbaar zijn in Excel om gegevensanalyse toe te passen. Deze drie programma’s zijn:

• PowerPivot
• PowerQuery
• PowerView

De PowerQuery gegevensanalyse modellen controleren, verbinden en transformeren gegevens in tabellen en of andere gegevenstypes. Dit hulpprogramma is beschikbaar als downloadbare Add-in in Excel 2010 en 2013. Gebruikt u Office 2016 of Power BI, dan maakt dit hulpprogramma al deel uit van uw Excel.

Om de PowerQuery functie te starten gaat u naar de functie Ophalen en transformeren (te vinden onder het tabblad `Gegevens’).

Vervolgens klikt U op de functie “Nieuwe query” en kiest voor het starten van de Query Editor.

Nu u deze functie heeft gestart gaan wij in onderstaande alinea’s uitleggen waar u PowerQuery allemaal voor kunt gebruiken! PowerQuery is met stip de nummer één tool geworden in Excel. Veel Excel gebruikers ook de ervaren gebruikers die er dagelijks mee werken hebben, de potentie van deze tool nog niet op waarde geschat. Daarom een korte samenvatting van wat PowerQuery nu eigenlijk is.

Excel wordt bij uitstek gebruikt om gegevens te analyseren door middel van rapportages en visualisaties. Denk hierbij aan tabellen, draaitabellen, grafieken en allerlei andere overzichten. Maar voordat u kunt rapporteren moeten de gegevens worden bewerkt, denk hierbij aan de volgende handelingen:

• Actualiseren, door nieuwe downloads, of nieuwe invoer;
• Muteren, ontdoen van fouten en aanvullen ontbrekende gegevens;
• Maken van extra berekende kolommen met formules;
• Samenvoegen, meerdere bronnen combineren tot een complete tabel;
• Toevoegen, historische data combineren met de nieuwe data;
• Ontdubbelen van gegevens;
• Transformeren naar een andere meer bruikbare vorm.

Bovenstaande werkzaamheden vragen veel tijd en vergt een hoge mate van expertise binnen Excel. Ervaren gebruikers maken voor dit soort werkzaamheden vaak macro’s. Het maken van dit soort macro’s, en de tijd die het vraagt om dit in Excel voor elkaar te krijgen (met of zonder macro’s), behoort tot het verleden. PowerQuery kan dit allemaal voor u doen.

Als de opzet met behulp van PowerQuery gereed is, is het bij de volgende aanvoer van data (dagelijks, wekelijks, maandelijks) een simpel “vernieuwen” en alles is weer up-to-data. Ja u leest het goed, met een druk op de knop bent u klaar met de laatste rapportage. PowerQuery verandert radicaal uw manier van werken in Excel. Voor alle Excel gebruikers die rapporteren op gegevens, is kennisnemen van PowerQuery eigenlijk verplichte kost. U kost uw werkgever dagelijks meer geld dan nodig als u dit niet doet.

Bent u na dit blogbericht overtuigd dat u meer uit Excel kunt halen middels PowerQuery? Goed om te horen! Westhaghe Training & Advies organiseert zowel klassikale open rooster trainingen als inhouse PowerQuery trainingen op locatie. Kom in contact met één van onze opleidingsadviseurs door te bellen met 020-3080466 of spreek onze Chat-operator aan in de rechter onder hoek.